Für Dich sollte eine Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz auf jeden Fall eines sein: lohnend.
Im Laufe der Jahre meiner Selbstständigkeit habe ich viele unterschiedliche Kund*innen kennengelernt. Ich bin Dienstleisterin. Den Servicegedanken halte ich im täglichen doing sehr hoch. Das hatte zur Folge: Besonders am Anfang habe ich mich zu 100% danach gerichtet, wie meine Kund*innen die Zusammenarbeit gestalten wollten (“Der Kunde ist König”…). Um ehrlich zu sein: das waren nicht immer die besten Entscheidungen. Das hing oft damit zusammen, dass meine Kund*innen bisher noch nie mit Freelancern oder Angestellten gearbeitet haben. Es fehlte schlichtweg die Erfahrung. Ihnen UND mir!
Über die Zeit habe ich eine Meeenge dazu gelernt und best practices entwickelt.
Mittlerweile beharre ich auf ein paar wenige – aber dafür umso wichtigere – Grundlagen für die Zusammenarbeit. Oder viel mehr Grundlagen für die praktische Umsetzung der Zusammenarbeit.
Warum? Weil ich gelernt habe, dass gewisse Grundsätze maßgeblich darüber entscheiden, ob die Zusammenarbeit effizient und einfach oder einfach nur nervenaufreibend und schleppend läuft. Und darauf haben weder Du noch ich Lust, oder?
Meine 3 wichtigsten Schlüssel für eine erfolgreiche Arbeit mit einer Virtuellen Assistenz will ich gerne an Dich weitergeben:
🔑 Schlüssel #1: Teile mit mir die Informationen, die ich brauche.
Ich möchte Dich und Deine Missions bestmöglich verstehen. Je mehr Du mich “rein lässt”, desto besser kann ich in Deinem Sinne arbeiten und handeln. Gib mir Einblick in Deine Zielgruppe, Deine Marketingkanäle, Deine Projekte und Produkte usw. Teile aber auch bitte Deine Erwartungen und Wünsche mit mir. Ganz egal ob es dabei um die Erwartungen an unseren Zusammenarbeit geht, an unsere Kommunikation oder an bestimmte Aufgaben.
Ja, Infos und Interna mitzuteilen, erfordert Vertrauen. Das bauen wir auf. Ich garantiere Dir absolute Verschwiegenheit. In meinem Kund*innenstamm bist Du die einzige Person aus Deiner Branche. Wenn Du möchtest, vereinbaren wir auch noch eine detaillierte Vertraulichkeitsvereinbarung. Diskretion ist aber ohnehin selbstverständlich für mich.
🔑 Schlüssel #2: Regelmäßiger persönlicher Austausch.
Die virtuelle Welt bedeutet nicht, dass der zwischenmenschliche Aspekt fehlen darf. Ein regelmäßiger persönlicher Austausch ist entscheidend für eine starke Zusammenarbeit. Wir planen uns regelmäßige Meetings ein, z. B. über Teams oder Zoom. Diese Gespräche könne wir nutzen, um wichtige Aufgaben zu besprechen (die sich nicht asynchron regeln lassen), zu brainstormen oder strategisch zu arbeiten. Vor allem können wir uns dabei aber auch besser kennenlernen und unsere (Arbeits-)Beziehung kann wachsen. – Auch durch ehrliche Feedback-Gespräche.
🔑 Schlüssel #3: Effiziente Organisation durch Projektmanagement.
Ein gut strukturierter Arbeitsablauf ist der Schlüssel zur Produktivität. Hier kommt das dritte Schlüsselelement ins Spiel: ein Projektmanagement-Tool, wie z. B. Trello (mein Favorit) oder Asana. Dieses Tool dient nicht nur dazu, Aufgaben zu organisieren, sondern auch zur Kommunikation.
Mit einem Projektmanagement-Tool kannst Du mir Aufgaben zuweisen, Fristen setzen und den Fortschritt verfolgen. Wir haben beiden den Überblick über anstehende Aufgaben. Die Möglichkeit, direkt im Tool zu kommunizieren, spart Zeit und verhindert, dass wichtige Informationen in endlosen E-Mail-Threads verloren gehen.
Fazit
Die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz kann eine wahre Bereicherung für Dein Unternehmen sein. Vorausgesetzt, wir legen den richtigen Grundstein: Die Weitergabe wichtiger Infos, der regelmäßige persönliche Austausch und ein einfaches Projektmanagement-Tool. Diese drei Schlüssel bringen Dir genau das, was Du Dir gewünscht hat. Eine Entlastung im Business.
Deine Lisa